Doporučení pro poskytování meziknihovních služeb a dodávání dokumentů
Předkládaný dokument vznikl jako výsledek diskuze členů sekce IFLA pro oblast dodávání dokumentů a sdílení zdrojů. Byl formulován na základě praktických zkušeností uvedených v následujících dokumentech:
- Performance of Interlending in Nordic Academic Libraries: Report for NORDINFO Board
Pentti Vattulainen, 2003 - Measuring the Performance of Interlibrary Loan Operations in North American Research & College Libraries
Mary E. Jackson. Washington: Association of Research Libraries, 1998 - Interlibrary Loan and Document Delivery Benchmarking Study
National Resource Sharing Working Group; Canberra: National Library of Australia, 2001
Tyto základní teze lze použít v rámci vlastních oddělení meziknihovních služeb a také jako pomůcku pro vytváření cílových standardů. Je zřejmé, že ne všechny knihovny budou schopny uskutečnit (začlenit) a dodržovat tato doporučení jako celek, ta se však mohou stát vodítkem jejich současných služeb a zároveň i cílem jejich dalšího rozvoje.
Obecná doporučení
- Urychlení/zmodernizování procesu uvnitř vlastní knihovny
- definovat jednotlivé indikátory různé úrovně služeb, časový horizont jednotlivých služeb, sledování zabezpečení služby v souladu se stanovenými kritérii
- provést vyhodnocení vlastní praxe a zabezpečit změny na základě těchto zjištění
- zredukovat počet pracovníků, kteří požadavek vyřizují, a tím i počet ručních operací při vyřizování požadavku
- Všechny požadavky by měly být evidovány v jednom elektronickém systému, nejlépe v takovém, který je schopen spolupracovat s jinými MS/DDS systémy
- Vytvářet statistická data k monitorování v rámci národního systému a pro lokální potřeby
- Naplnit souborný katalog údaji o exemplářích, zabezpečit jejich aktualizaci společně s informacemi důležitými pro sdílení fondů
- Rozvíjet reciproční dohody poskytování meziknihovních služeb
Zaměstnanci/Pracovníci
- Využívat odborných zkušeností a znalostí pracovníků
- Pracovníci by si měly průběžně zvyšovat kvalifikaci a být školeni v užívání nových nástrojů, prostředků a zdrojů
- Podporovat výměnu zkušeností na národní a mezinárodní úrovni
Technologie
- Hardwarové a softwarové prostředky musí být neustále aktuální (pravidelná aktualizace a zavádění nových technologií)
- Vyzývat a podporovat uživatele k podávání požadavků elektronickou cestou
- Dát koncovému uživateli možnost ověřit si status vyřízení online
- Vyřizovat všechnu komunikaci týkající se objednávek elektronicky
Uživatelé
- Soustředit se na potřeby a priority koncových uživatelů
- Dělat pravidelně průzkum mezi uživateli meziknihovních služeb
Doporučení pro žádající knihovnu
- Meziknihovní služby musí být integrovanou součástí služeb knihovny
- Zavádět nové technologie ve všech procesech služby
- Neomezovat počet požadavků jednotlivých koncových uživatelů
- Motivovat koncového uživatele ve využívání služby
- zabezpečit přístup uživatele do souborného katalogu s možností následného objednání dokumentu
- Zpracovávat požadavky uživatelů neprodleně, rychle a efektivně
- Užít získaných zkušeností při výběru dožádané knihovny z hlediska rychlosti dodání požadavku a ceny za konkrétní službu
- Dodržovat podmínky dožádané knihovny a pečovat o půjčené dokumenty
- Nabízet platbu prostřednictvím IFLA voucherů
- Doručit dokumenty nejrychlejším možným způsobem koncovému uživateli
- poslat kopie elektronicky, pokud je to možné
- kontrolovat rychlost doručení na základě pravidelných průzkumů
Doporučení pro dožádanou knihovnu
- Užít zkušeností svých zaměstnanců při vyřizování požadavků a expedici dokumentů ze skladišť pro minimalizaci chyb a omylů
- Používat nejrychlejší možnou metodu doručení
- Vyřídit požadavek nejlepším možným způsobem
- Mít jistotu, že licenční smlouvy obsahují i ustanovení o využití online zdrojů pro meziknihovní služby
- Vytvořit online formulář pro objednání dokumentů a/nebo spolupracovat s dalšími MS/DDS systémy
- Zpracovat svoji strategii a zásady meziknihovních služeb a vystavit je na www stránkách
- Přijímat IFLA vouchery jako platidlo za poskytnuté služby
Použité zkratky:
MS – meziknihovní služby
DDS – služba dodávání dokumentů
