Minimální záznam a kooperativní katalogizace : srovnání situace v USA a v ČR

Srovnání situace v USA a v ČR

S použitím článku

Sarah E. Thomas "The Core Bibliographic Record and the Program for Cooperative Cataloging" připravila

Bohdana Stoklasová

Praha, září 997

Úvod: Záznam pro souborný katalog - pozdě či včas, příliš detailní či příliš redukovaný?

Finanční redukce a problémy katalogizace v USA

Potřeba kooperativní katalogizace a jednotlivé programy v USA

Nový standard pro Program kooperativní katalogizace a jeho charakteristika

Porovnání základního záznamu pro Program kooperativní katalogizace (USA) a záznamu pro souborný katalog (ČR)

Vztah základního záznamu k existujícím standardům

Další potřebné změny v oblasti katalogizační politiky

Výhody účasti v Programu kooperativní katalogizace

Závěr

Úvod: Záznam pro souborný katalog - pozdě či včas, příliš detailní či příliš redukovaný?

  V roce 1997 byl vydán materiál Záznam pro souborný katalog . Monografie ve verzi pro UNIMARC [1] i Výměnný formát [2]. Pracovní skupiny pro seriály a speciální dokumenty připravují obdobný materiál pro seriály a speciální dokumenty, připraven je minimální záznam pro analytické zpracování. Základem všech zmíněných materiálů je minimální záznam požadovaný pro souborný katalog, neboli pro kooperativní katalogizaci. Navzdory dlouhým diskusím, které vyústily v přípravu minimálního záznamu (prozatím pro monografie) se stále opakují otázky:

• Není schválený minimální záznam příliš rozsáhlý?
• Nebude minimální záznam nepřekonatelnou bariérou pro aktivní účastníky souborného katalogu? Jak umožníme aktivní účast těm institucím, které nebudou schopny záznam dodržet?

a naopak:

• Není schválený minimální záznam příliš redukovaný?
• Budou záznamy respektující minimální záznam použitelné i ve větších knihovnách, nebudou nutné takové zásahy a úpravy, že bude jednodušší vytvořit záznam znovu?

Minimální záznam je kompromisem, který vzešel z dlouhých jednání zástupců různých českých knihoven. Častý je názor, že snaha o projednání materiálu se zástupci různých českých knihoven přinesla zbytečné zdržení, že Národní knihovna ČR (dále jen NK) měla vydat tento materiál sama a již dávno, že příprava materiálů v rámci pracovních skupin a následné schvalování Radou pro katalogizační politiku znamená kromě zbytečných zdržení i snahu NK zbavit se odpovědnosti. Nejde o názor zanedbatelné či homogenní skupinky lidí, ale o názor zástupců

• knihoven, které nemají své zástupce v pracovních skupinách, ani se na přípravě standardů jinak nepodílejí (komentáře písemnou formou) včetně jejich vedení
• knihoven, které mají své zástupce v pracovních skupinách a/nebo se na přípravě standardů podílejí jinou formou (komentáře písemnou formou) včetně jejich vedení
• NK z různých útvarů, včetně zpracovatelských.

Je pravda, že příprava minimálního záznamu trvala dlouho. Ustanovení různých pracovních skupin pro jmenné i věcné zpracování a Rady pro katalogizační politiku však nepokládám za hlavní příčinu zdržení ani za výraz snahy NK zbavit se odpovědnosti a přesunout ji na ostatní knihovny. Jde-li o spolupráci knihoven, rozdělení práce, odpovědnosti i pravomocí pokládám za zdravé a správné, zpětnou vazbu "z terénu" chápu jako nezbytnou pojistku proti NK-centrismu. Postupně u nás vznikla řada dobře fungujících pracovních skupin složených z pracovníků knihoven různé velikosti i zaměření ochotných a schopných společně řešit množství nahromaděných úkolů, přijmout odpovědnost za navrhovaná řešení a zajistit jejich uvedení do praxe jednotlivých knihoven. Práce skupin se rozbíhala pomalu - nesmíme ale zapomínat, že zkušenosti s aplikací mezinárodních standardů jsou ve většině našich knihoven minimální, k jejich skutečně provoznímu nasazení dochází postupně, v souvislosti s aplikací nových integrovaných knihovnických systémů. Příprava návrhu minimálního záznamu trvala podle názoru řady českých knihovníků neúnosně dlouho, nicméně právě se rozbíhající souborný katalog má tuto základní instrukci k dispozici od svého začátku, což není zanedbatelná, ani ve světě běžná skutečnost. Jistou "náplastí" na někdy velmi ostré kritiky našich českých kolegů může být upřímný a nefalšovaný údiv kolegů z vyspělých zemí s mnohaletou zkušeností s kooperativní katalogizací: "Vy již máte k dispozici minimální záznam pro souborný katalog, který představuje konsensus různých českých knihoven?"

  Minimální záznam pro souborný katalog by měl v rámci kooperativní katalogizace umožnit zrychlení a unifikaci popisu, redukci množství nahromaděných nezkatalogizovaných dokumentů a/nebo nekvalitních katalogizačních záznamů v jednotlivých knihovnách. V oblasti popisné části bibliografických záznamů máme vcelku jasno, velkou neznámou a velkým úkolem do budoucna jsou tzv. soupisné neboli selekční údaje - jmenné i věcné. Jde o návaznost na u nás prozatím velmi podceňovanou problematiku tvorby a využívání záznamů autorit.

V souvislosti s právě začínající spoluprací v rámci souborného katalogu i v rámci jednotlivých kooperačních projektů (souběžná česká knižní, seriálová i článková produkce) si klademe mnoho nejrůznějších otázek. Odpověď na mnohé z nich přináší článek Sarah E. Thomas "The Core Bibliographic Record and the Program for Cooperative Cataloging"[3], jehož překlad tvoří základ mého příspěvku. Je užitečné si ho př

ečíst právě dnes, kdy začínáme řešit řadu věcí, s nimiž mají naši kolegové v USA mnohaleté zkušenosti. Popis pozitivních i negativních zkušeností, kterými je lemována cesta amerických knihoven ke kooperativní katalogizaci, nám umožní pochopit některé důležité souvislosti a vyvarovat se určitých omylů při právě začínající kooperativní katalogizaci. Některé z nich se v souvislosti se současnou neradostnou finanční situací našich knihoven přímo nabízejí. Zároveň si uvědomíme i skutečnost, že s výraznou redukcí finančních prostředků v rozpočtech knihoven se nepotýkáme jen my, že i my musíme usilovat o maximální využití minimálních zdrojů, které není možné bez rozsáhlé kooperace. Kooperace však musí být dobře promyšlená a plánovaná, aby její kvalita nebyla ohrožena krátkodobě lákavými, ale v delším časovém horizontu destruktivními, řešeními.

Následuje překlad podstatné části příspěvku Sarah E. Thomas, ukázka minimálního záznamu a jeho porovnání s naším minimálním záznamem. Kurzívou je vytištěn komentář k původnímu

textu.

Finanční redukce a problémy katalogizace v USA

Během posledních desetiletí se v amerických knihovnách nahromadilo množství nezpracovaných dokumentů. Kombinace stávající katalogizační praxe a komplikované finanční situace knihoven vyústila ve velkou nespokojenost s výsledky katalogizace. Rozpočty knihoven v USA vykazují již mnoho let nulový nárůst, přičemž je nutné zabezpečit nové technologie a služby. Vedení knihoven preferuje investice do automatizace a nákupu primárních dokumentů a katalogizátoři se stali "ohroženým druhem". Manažeři vedli dlouhé diskuse o vysokých nákladech na katalogizaci, která je činností extrémně náročnou na lidské zdroje s výsledkem málo efektivním s ohledem na vložené náklady. Teoreticky ideálním řešením se jevila minimalizace originální katalogizace a rozvoj sdílené katalogizace. Knihovny zredukovaly počet svých katalogizátorů a velmi rády přesunuly uvolněné zdroje do oblastí s větší prioritou, přestaly katalogizovat a začaly čekat, až záznam vytvoří jiná instituce, nejlépe Library of Congress (dále jen LC), kde zůstal vysoký zpracovatelský standard, protože počet institucí schopných vytvořit kvalitní katalogizační záznam dramaticky poklesl. LC se brzy dostala do kritické situace, protože nemohla využít jako základ své katalogizace záznamy z jiných knihoven a musela se spolehnout téměř výhradně na vlastní kompletní originální katalogizaci, na což nebyla personálně ani finančně dimenzována. Nezpracované knihy dosáhly řádu miliónů a jednotlivé knihovny musely čekat na záznam často i několik let, čímž se dostávaly do problémů se zpřístupněním nové literatury svým uživatelům. Přílišná redukce zpracovatelských kapacit v jednotlivých knihovnách byla lákavým, v delším časovém horizontu však nikoli optimálním, řešením.

  Z uvedeného

textu vyplývá, že sdílená katalogizace závislá především na výsledcích práce nedostatečně dimenzovaného centra není ideální. Pokud by v současné době došlo v českých knihovnách k přílišné redukci zpracovatelských kapacit jednotlivých knihoven, nastala by situace velmi podobná situaci v USA. I v NK se v současné době nahromadilo množství nezpracovaných dokumentů, což z hlediska sdílené katalogizace ještě umocňuje problém pozdního dodávání povinných výtisků a jejich zhruba 30% absence. Pracovníci NK, kteří se dříve zabývali pouze katalogizací, se museli v posledních letech intenzivně věnovat nejen zvládnutí, ale především aktivní tvorbě nové katalogizační politiky v návaznosti na implementaci mezinárodních standardů, značné zdržení znamenal přechod na nový integrovaný systém ve velmi nestandardních podmínkách, kdy nedostatek finančních prostředků neumožňuje "standardní" komunikaci s dodavatelem systému ani adekvátní technické zabezpečení provozu. Rekonstrukce ústředního topení, odchody pracovníků a nemožnost obsadit volná místa ve zpracovatelských útvarech NK v důsledku rostoucích kvalifikačních nároků i objemu práce v kombinaci s klesajícím finančním ohodnocením situaci dále zkomplikovaly. Poslední "kapkou" bude nutná redukce pracovních míst v NK, která citelně zasáhne i odbor zpracování fondů. NK se snaží situaci řešit a odstranit nahromaděné skluzy ve zpracování co nejdříve, omezené finančně-technicko-personální možnosti nás však nutí uvažovat v kategoriích kvantita a rychlost versus kvalita zpracování.

Potřeba kooperativní katalogizace a jednotlivé programy v USA

V průběhu let se v USA objevily nejrůznější návrhy na řešení problému katalogizace. Opakovaly se návrhy na posílení svobody katalogizátorů a omezení přísného ověřování selekčních prvků a nutnosti konzistentnosti souborů autorit pro jmenné i věcné zpracování. Velké naděje byly vkládány do automati

zace jako nástroje pro okamžité zrychlení a zvýšení produktivity práce katalogizátorů. "Věčným" tématem byla též spolupráce knihoven.

Praxe ukázala, že z uvedených návrhů je jediným (a velmi silným) racionalizačním nástrojem dobře rozmyšlená a rozdělená kooperace knihoven. Růst bází dat ukončil lákavé sny o rozvolnění souborů autorit pro jmenné i věcné zpracování a naopak vedl k posílení nutnosti jejich pří

sného využívání a kvalitní údržby. Soubory jmenných i věcných autorit jsou stále více akcentovaným tématem, obtížná orientace v desítkách miliónů nedostatečně "řízených" bibliografických záznamů posiluje pozici souborů autorit poněkud paradoxně právě v souvislosti s rozvojem automatizace, který jejich důležitost v počáteční fázi na určitý čas výrazně zpochybnil. Problematika souborů autorit je u nás nová a velmi podceňovaná. Opravdová automatizace knihoven u nás teprve začíná a báze dat jsou malé, takže důležitost souborů autorit není doceněna. Čím dříve si jejich důležitost uvědomíme a zavedeme povinnou a důslednou kontrolu selekčních prvků v první fázi v přístupových souborech, později v souborech autorit, tím menší problémy nás budou čekat, až naše báze dat narostou. NK si uvědomila důležitost souborů autorit v národním i mezinárodním kontextu -- důkazem je zřízení samostatného oddělení národních autorit, které mělo systematicky vytvářet soubory autorit pro využití v domácích i zahraničních knihovnách. Jak již bylo naznačeno, NK se v současné době potýká s vážnými finančně-personálními problémy, které vedly k dočasné transformaci náplně zmíněného oddělení a orientaci na čištění přístupových souborů hlavní báze dat NK (NKC) v systému ALEPH. Věříme, že NK bude moci v plném rozsahu obnovit své aktivity v oblasti národních autorit v rámci právě podané obnovené žádosti o grant MK, který byl na autority na počátku roku 1997 přidělen, stal se však obětí prvního úsporného "balíčku". Značnou péči bude nezbytné věnovat přístupovým souborům a později souborům autorit v rámci souborného katalogu, aby se variabilita selekční prvků "nerozjela" do míry, kdy již nebude možné ji odstranit.

Zavedení automatizace nepřineslo kýžené okamžité a viditelné zrychlení zpracování, ale právě naopak. Zavádění automatizace vyžaduje změnu zaběhaných postupů a organizačních struktur -- čím důkladnější jsou tyto změny, tím markantnější jsou výsledky automatizace v delším časovém horizontu, ale i zpomalení určitých činností na počátku. Vraťme se však k tématu kooperace knihoven -- historii a současnosti v USA i u nás.

V roce 1990 existovaly v USA tři velké kooperativní programy v oblasti katalogizace:

CONSER (Cooperative Online Serials), NACO (Name Authorities Cooperative Program, později National Coordinated Cataloging Program), a NCCP (National Coordinated Cataloging Program). Tyto tři programy přinesly různé výsledky:

CONSER

je 22 let starý program pro katalogizaci seriálů s 23 účastníky. Členové kooperativního projektu CONSER stanoví politiku, projekt koordinuje v rovině odborné LC, materiální podporu poskytuje OCLC. OCLC zároveň udržuje základní bázi dat a pořizuje kopie záznamů pro jednotlivé uživatele.

NACO

je program zaměřený na národní autority, který byl zahájen v roce 1977. Společná databáze je udržována v zrcadlové podobě (pomocí ftp) v LC, OCLC a RLG (Research
Libraries Group). Politiku tvorby národních jmenných autorit stanovila LC, protože základem se stal její vlastní soubor autorit. Zatímco oba výše uvedené programy lze pokládat za úspěšné, další program

NCCP

, neboli národní program kooperativní katalogizace, navzdory masivní finanční podpoře selhal. Účastníci programu (8 universitních knihoven, které katalogizovaly podle standardů LC přímo do katalogu LC) měli vážné a mnohdy nepřekonatelné problémy s dosažením úrovně, kterou pro kooperaci stanovila LC. Pro LC byl program nesporným přínosem - záznamy byly natolik kvalitní, že je mohla bez problémů použít místo vlastních záznamů, což vedlo ke značným úsporám. Z pohledu zúčastněných knihoven však program nebyl úspěšný. Ukázalo se, že lepší je model programu CONSER, kde politiku tvoří jednotliví účastníci a LC v něm nemá dominantní, ale pouze koordinační roli. Postupně došlo k transformaci programu NCCP v

program kooperativní katalogizace -

dále jen PCC (Program for Cooperative Cataloging), v němž má důležitou rolu Rada pro kooperativní katalogizaci - Cooperative Cataloging Council (CCC). PCC byl zahájen v roce 1995. PCC je méně elitářský než jeho neúspěšný předchůdce, je otevřený pro různé druhy knihoven, které se stávají členstvím v programu spolutvůrci jeho katalogizační politiky, LC hraje roli koordinátora. Hlavní cíl programu PCC lze shrnout takto: Spolupracovat na zvýšení dostupnosti jednotlivých záznamů vytvořených v souladu se společně přijatými standardy pro jejich tvorbu, iniciovat tvorbu a dostupnost standardních záznamů a zajistit podporu a vedení katalogizátorům. Program věnuje pozornost především následujícím dílčím cílům:

• Podpořit tvorbu více záznamů v přijatelných časových horizontech a s vynaložením rozumných finančních zdrojů
• Definovat široce přijatelný standard pro kooperativní katalogizaci
• Stanovit úroveň kontroly selekčních prvků v souborech autorit a zajistit dostupnost souborů autorit ve společné databázi

Usp

okojit potřebu široké využitelnosti záznamů vytvořených v rámci kooperace

Zajistit školení a vzdělávání nezbytné pro efektivní kooperativní program

Umožnit katalogizátorům lepší využitelnost záznamů vytvořených mimo USA.

PCC vychází z jednoduchého předpokladu, že kooperativní katalogizace prováděná standardním a efektivním způsobem přinese dostatečné množství bibliografických záznamů, které umožní většině knihoven najít dostatečné množství spolehlivých záznamů pro získané dokumenty v potřebném čase. Účastníci PCC zajistí velmi levně přístup k většině svých fondů a úspory v oblasti katalogizace budou moci věnovat na zabezpečení kvalitní originální katalogizace ve prospěch všech účastníků PCC. Program rozděluje pracovní zátěž mezi jednotlivé knihovny a umožňuje udržet v jednotlivých knihovnách omezený počet kvalifikovaných katalogizátorů, kteří zajistí kvalitní originální katalogizaci všech dokumentů ve fondech zúčastněných knihoven, včetně dokumentů unikátních. Tento model je alternativou jiných dvou modelů spolupráce -- úplné závislosti na LC nebo na externích dodavatelích záznamů (společně s dokumenty). V prvním případě se knihovny spoléhaly na LC. LC nabízí velmi kvalitní záznamy, ale závislost na LC vedla k růstu nezpracovaných dokumentů. Katalogizační

politika LC (velmi detailní záznamy a snaha o maximální konzistentnost všech jejich oblastí) v kombinaci s neadekvátním personálním zabezpečením vyústila v ohromné množství nezpracovaných dokumentů. Úplný záznam pořízený LC se často objevil v bázi dat až několik měsíců či dokonce let po získání dokumentu do fondu určité knihovny, neúplný záznam byl velmi nekvalitní, nebo záznam daného dokumentu nebyl v bázi vůbec, přičemž v jednotlivých knihovnách chyběly síly na originální katalogizaci. Rostoucí tlak na pohotové služby vyústil v pochopitelný tlak na redukci nezpracovaných záznamů v různých knihovnách USA.

Knihovny by mohly zmírnit tuto nepříjemnou situaci soustředěným tlakem na posílení zdrojů na ústřední katalogizaci v LC. Z finančního posílení LC na tuto činnost by mohli mít prospěch všichni. LC odhaduje možnou národní úsporu za katalogizaci dokumentů, které jinak vyžadují originální katalogizaci v jednotlivých knihovnách, na více než 336 miliónů USD ročně. K posílení ústřední katalogizace v LC nedošlo z

několika důvodů:

• Řada amerických knihoven se domnívá, že charakter katalogu, který je LC schopna vytvářet a udržovat, neodpovídá svými parametry požadovaným finančním prostředkům, zejména s ohledem na poměr mezi dokumenty, které je třeba zpracovat, a mezi dokumenty, jejichž záznamy jsou reálně k dispozici
• Došlo ke značnému odtržení LC od praktických potřeb i možností ostatních knihoven. Zastaralý systém LC vyžaduje zbytečně velké nasazení pro zajištění úkolů, které moderní systémy implementované v ostatních knihovnách zajišťují automaticky
• Snaha o preciznost, kterou považují ostatní knihovny za nadbytečnou, zpomaluje proces katalogizace
• Fondy LC neobsahují vše, řada dokumentů se nachází pouze ve fondech jednotlivých institucí a přístup k nim může zajistit pouze originální katalogizace v těchto institucích.

V poslední době rozvoj automatizace umožňuje praktickou realizaci decentralizované katalogizace. Dochází k redukci počtu katalogizátorů v jednotlivých knihovnách a přesunu zpracovatelských činností na externí instituce -- knihovny mohou získat záznamy od dodavatelů primárních dokumentů rovnou s těmito dokumenty. Možnost získat od dodavatelů společně s dokumenty kvalitní záznamy za přijatelnou cenu závisí na přístupu dodavatelů ke zdrojům těchto záznamů a možnosti jejich kopírování. Test provedený ve státě Michigan se službou OCLC Promptcat [4] prokázal, že 90% potřeb této služby pokrývají záznamy LC nebo záznamy ostatních členských knihoven v národní bibliografické databázi. Kooperativní katalogizace rozš

iřuje základnu záznamů pro využití v jednotlivých knihovnách bez ohledu na to, jaká metoda je pro jejich využití zvolena -- zda přímé kopírování záznamů ze společné databáze v určité knihovně, nebo svěření této činnosti externí agentuře.

PCC je programem,

který umožňuje zachování, nebo dokonce redukci cen. Je cestou k praktickému naplnění principu bibliografických "komunit", jejichž existence je dnes základním stavebním kamenem úspěšné společnosti. Každá knihovna by měla svým přispěním rozšířit společné bohatství. Pro úspěch systému je nezbytné rozdělení originální katalogizace mezi více knihoven. Distribucí katalogizace mezi více knihoven se snižují omezení a zvyšují výhody pro všechny zúčastněné. Množství spolupracujících institucí vytvoří dostatečně bohatý a operativní zdroj bibliografických záznamů využitelný pro všechny.

V zájmu dosažení maximálně efektivní spolupráce budou v rámci PCC připravena školení a dokumentace, které zajistí tvorbu standardních záznamů. Tyto záznamy budou moci zúčastněné knihovny využít pro své katalogy stejně snadno, jako dnes využívají záznamy LC. Zatímco NCCP se orientoval na několik málo vybraných univerzitních knihoven, PCC je otevřený pro široký okruh knihoven: veřejné i specializované, malé, velké. Ačkoli největším přínos

em pro program jsou instituce, které vytvářejí velké množství záznamů a kladou (s ohledem na velikost svého příspěvku) minimální nároky na podporu a dohled v rámci programu, významné mohou být i instituce, které dodávají menší počet záznamů. Rozhodujícím kriteriem ovšem je, že všechny záznamy bez výjimky musí odpovídat standardu stanovenému v rámci PCC, aby je mohli účastníci systému snadno identifikovat a bez větších úprav využít.

Nový standard pro Program kooperativní katalogizace a jeho charakteristika

Dodržování jednotného standardu vyžadovalo především vytvoření a schválení tohoto standardu pro bibliografických záznam. Neméně důležité jsou ale soubory autorit, kvalitní školení a dokumentace.

Základní bibliografický záznam (core bibliographic record) je kompromisem mezi minimální úrovní katalogizace (minimum-level-cataloging neboli MLC je úroveň po mnoho let využívaná v menších knihovnách USA, v LC pro "neprioritní" druhy dokumentů nebo jazyky - v určitých obdobích včetně češtiny - a/nebo při likvidaci skluzů ve zpracování) a plnou úrovní katalogizace. Základní záznam obsahuje všechny nezbytně nutné prvky bibliografického popisu a vypouští prvky méně podstatné.

Základní záznam musí obsahovat (lze-li je pro danou popisnou jednotku aplikovat) následu

jící pole pevné a proměnné délky:

Pole pevné délky

Uveďte v úplnosti

Diskuse:

Tato pole mohou sloužit jako primární nebo sekundární selekční prvky v rámci OPACu nebo různých utilit. Lze je využít pro třídění nebo pro generování poznámek (např. poznámka o přítomnosti bibliografií nebo rejstříků).

ISBN: 020$a (UNIMARC 010$a)

Uveďte, vyskytuje-li se v popisné jednotce

Zdroj katalogizace: 040 (UNIMARC 801)

Povinný údaj

Kód ověření kvality záznamu: 042 (UNIMARC 801$9)

Bude povinně uváděno u záznamů PCC.

Klasifikace: 050, 082, 086, atd. (UNIMARC 675, 676, 680, 686)

Uveďte alespoň jeden znak z kterékoli klasifikace obsažené ve formátu USMARC.

Diskuse

: specifikace pro použitou klasifikaci musí být nutně stanovena velmi hrubě, aby pokryla množství různých potřeb. Obsazení této oblasti bude někde velmi hrubé, jinde naopak velmi detailní. Pouze hrubá kriteria neumožní využít tuto oblast bez modifikací, je to ale nutná podmínka pro zahrnutí širokého spektra knihoven do kooperace.

Hlavní záhlaví: 1XX (UNIMARC 7X0):

Povinný údaj, lze-li pro danou popisnou jednotku použít.

Unifikovaný název: 240 (UNIMARC 500)

 Je-li znám, nebo snadno odvoditelný z popisné jednotky.

Přepis údajů z titulního listu až po údaje fyzického popisu: 245-30 (UNIMARC 200-215)

Uveďte v úplnosti s využitím všech údajů vhodných pro popisnou jednotku.

Údaje o edici: 4XX (UNIMARC 225)

Uveďte údaje o edici, jsou-li obsaženy v popisné jednotce. Ve formátu UNIMARC se edice zapisuje do pole 410 vždy, je-li požadován selekční údaj. Odlišnosti selekčního údaje od podoby v publikaci se vyjadřuje hodnotou indikátoru v poli 225.

Lokální praxe ve zpracování edic (klasifikace a signování -

společně nebo individuálně -, anylýza, propojení) se může velmi lišit. Pokud se ale přispívající insituce rozhodne uvést edici jako selekční údaj, musí se její forma opírat o existující autoritní záznam pro edici na národní úrovni. Pokud takový záznam ve společném souboru autorit neexistuje, dodá přispívající instituce svůj vlastní záznam autority pro danou edici spolu s bibliografickým záznamem.

Poznámky: 5XX (UNIMARC 3XX)

U dokumentů, kde je to vhodné, uveďte minimálně následující poznámky:

500 (UNIMARC 304)

: poznámka ke zdroji, z něhož byl převzat název, nejedná-li se o titulní list

505 (UNIMARC 327

): poznámka k obsahu: pro vícesvazková díla se samostatnými názvy částí

533 (UNIMARC 325): poznámka o reprodukci díla 

Diskuse:

Doporučuje se použít pouze ty poznámky, které jsou nezbytně nutné k identifikaci popisné jednotky. Kritéria pro volbu poznámek se budou lišit u jednotlivých druhů dokumentů. Tvorba vedlejších záhlaví může být zajištěna jiným způsobem - např. uvedením v samostatných polích nebo uvedením kódů rolí.

Předmětová hesla: 6XX (UNIMARC 600-607)

 Je-li to vhodné, uveďte nejméně jedno nebo dvě předmětová hesla na potřebné úrovni detailnosti z tezauru nebo systému předmětových hesel, který je obsažen ve formátu USMARC.

Diskuse:

Doporučení "použijte nejméně jedno nebo dvě předmětová hesla" znamená, že tento počet předmětových hesel je pro základní záznam v zásadě dostatečný, v žádném případě však nejde o horní limit. V řadě situací je vyšší počet předmětových hesel nezbytný.

Vedlejší záhlaví: 7XX (UNIMARC 7X1-2, 5XX)

Na základě individuálního posouzení každé popisné jednotky a podle vlastního úsudku přidělte:

1. soubor vedlejších záhlaví, která pokrývají alespoň alternativní odpovědnost k dílu (tj. další přímí autoři)

2. důležitá názvová vedlejší záhlaví 

Diskuse:

V obou výše uvedených případech (1.) a (2.) závisí volba vedlejších záhlaví na úsudku katalogizátora a katalogizační politice instituce.

Autoritní forma edice: 8XX (UNIMARC 410):

  Autor

itní forma edice, je-li odlišná od formy edice uvedené v poli 490 (UNIMARC 225). Ve formátu UNIMARC se edice zapisuje do pole 410 vždy, je-li požadován selekční údaj. Odlišnosti selekčního údaje od podoby v publikaci se vyjadřuje hodnotou indikátoru v poli 225

Porovnání základního záznamu (USA) a záznamu pro souborný katalog (ČR

)

Vztah základního záznamu k existujícím standardům

Základní záznam se liší od minimálního záznamu zejména tím, že obsahuje klasifikaci (i když konkrétní klasifikace není předepsána) a alespoň jedno předmětové heslo. Tvůrci základního záznamu pokládají přítomnost věcného popisu v záznamu za základní podmínku zpřístupnění záznamu uživatelům. Katalogizátoři musí také v úplnosti uvádět kódované hodnoty v polích pevné délky, které jsou nutné nejen pro systémovou manipulaci se záznamy, ale i pro náhradu či doplnění textu v záznamech.

Popisné údaje přesahují minimální záznam, ale ve srovnání s úplným záznamem se používá např. podstatně méně poznámek. Záměrem tvůrců základního záznamu bylo podstatně vylepšit minimální záznam, který byl nedostatečný zejména z hlediska zajištění přístupu k dokumentům. PCC předepisuje přísnou kontrolu veškerých selekčních prvků v souborech autorit, takže základní záznam vybavený autoritní podobou selekčních prvků může zajistit kvalitní a spolehlivý přístup k záznamům. Základní záznam by měl být dostatečně kvalitním katalogizačním záznamem, který mohou knihovny použít beze změn. Mohou důvěřovat údajům v záznamu a omezit drahé revize a změny, které byly v řadě institucí nezbytné v případě minimálního záznamu.

Základní záznam se liší od minimálního záznamu tím, že obsahuje méně informací. Popisné údaje se v zásadě shodují s údaji úplného záznamu s výjimkou poznámek - závazné jsou pouze poznámky nezbytné pro bezpečnou identifikaci dokumentu. Jak již bylo zdůrazněno, základní záznam musí obsahovat u dokumentů, kde je vhodný věcný přístup, klasifikaci a alespoň jedno předmětové heslo. Úplný bibliografický záznam by měl obsahovat širší repertoár předmětových hesel.

Další důležitou vlastností základního záznamu vytvořeného pod záštitou PCC je i to, že všechny selekční prvky jsou důsledně kontrolovány ve společných souborech autorit. Autoritní podoba záhlaví zajistí, že všechny záznamy doplněné do katalogů v souladu s AAAF (Anglo-American Authority File) jsou v souladu, což zajišťuje, že uživatelé naleznou spolehlivě všechna díla od určitého autora nebo k určitému tématu.

Důležitým přínosem základního záznamu budou finanční úspory při jeho tvorbě, přičemž záznam bude dostatečně kvalitní, aby zajistil spolehlivý přístup k dokumentu.

V budoucnu bude pole 042 obsahovat hodnotu "základní záznam PCC" jako "visačku určité kvality", která zajišťuje využitelnost záznamu v lokálním systému se žádnými nebo pouze minimálními modifikacemi.

  Někteří knihovníci věří, že základní záznam nahradí jak minimální, tak úplný záznam. Jiní jsou skeptičtí - nechtějí se vzdát úplného záznamu a argumentují tím, že jejich uživatelé potřebují detailnější informace, než jaké poskytuje základní záznam. I pro tako

vé instituce však představuje základní záznam výrazný nástroj pro úspory. Základní záznam byl koncipován jako flexibilní a dynamický. Protože je tvořen podle jasně daných standardů, nemusí ho knihovna, která si ho zkopíruje, předělávat, nebo modifikovat v něm obsažené informace. Může základní záznam obohatit o poznámky nebo další vedlejší záhlaví, ale nemusí již předělávat informace v něm obsažené. Další podrobnosti o základním záznamu přináší článek Willyho Cromwella [5].

Další potřebné změny v oblasti katalogizační politiky

Na vytvoření a schválení standardu pro základní záznam musí navazovat školení výkonných katalogizátorů, revidujících i vedoucích pracovníků. Školení podložená uživatelsky přívětivou dokumentací budou zaměřena jak na technické aspekty kooperace, tak na vytvoření a zprovoznění takového systému, který akcentuje úlohu každého jednotlivého katalogizátora a spoléhá na jeho profesionální kvality a úsudek. Anglo-americká katalogizační pravidla (AACR2) - 2. vydání, publikované v roce 1978 a implementované v roce 1981 se více soustředila na uživatele a zdůraznila údaje uvedené na popisné jednotce. AACR2 přinesla také větší flexibilitu v oblasti volitelnosti a alternativních pravidel. Protože se jednalo o první katalogizační pravidla implementovaná současně v národních knihovnách v Austrálii, Kanadě, Velké Británii a USA, objevil se v nich požadavek, aby národní knihovny rozhodly o volitelnosti a použití alternativních pravidel.

  LC připravila interpretace AACR2 pod názevem Library of Congress Rules Interpretations (LCRI), které se rozšířily společně se záznamy LC za hranice LC. Interpretace LC jsou úzce zaměřeny na potřebu a praxi LC a jsou poznamenány i limity danými zastaralým systémem implementovaným v LC. Na podnět Rady pro kooperativní katal

ogizaci LC interpretace přehodnotí - některé části budou více odpovídat původnímu textu AACR2, některé budou odstraněny, jiné revidovány, vyjasněny nebo zjednodušeny, určité pasáže budou označeny jako lokální praxe LC. PCC zdůrazňuje důležitý individuální příspěvek každého katalogizátora, jeho samostatný úsudek a aktivní podíl na tvorbě katalogizační politiky. Znalost principů přístupu k dokumentům a potřeb uživatelů zejména v online katalogu je pokládána za důležitější, než dokonalé memorování nebo konzultace podrobných instrukcí, které pokrývají všechny možné případy. Katalogizátoři by měli více využívat svoji profesionální zkušenost, aby byli schopni se samostatně rozhodovat a riskovat ztrátu absolutní konzistentnosti tam, kde není nezbytná. Lpění na otrocké konzistentnosti zbavuje katalogizátora flexibility a může být překážkou pro včasné vytvoření záznamu. Naprostá konzistentnost a správnost záhlaví má smysl, zatímco např. konzistentnost při formulování poznámek nebo vůbec zařazení určitých poznámek jsou mnohdy zbytečné.

  V zájmu dosažení správného poměru mezi výhodami, které uživateli poskytuje konzistentnost bibliografických záznamů a flexibilitou, která dává prostor pro vlastní úsudek katalogizátora a umožňuje rychlou, finančně efektivní katalogizaci,

klade PCC důraz na jasnou a stručnou dokumentaci, nezatíženou zbytečnostmi, doprovázenou kvalitním školením zaměřeným nejen na technickou zdatnost katalogizátorů, ale i na cíle a smysl celého programu. Rada pro kooperativní katalogizaci vychází při koncipování školení z předpokladu, že katalogizátoři již většinou mají rozsáhlé zkušenosti s technikou popisu, ale potřebují získat více informací o cílech a poslání kooperativní katalogizace. Školení neakcentuje bibliografický záznam jako konečný cíl, ale zdůrazňuje jeho vazbu na uživatele. Důraz je kladen na včasnost a finanční efektivnost katalogizace. PCC zajistí katalogizátorům nezbytný teoretický základ, o který budou moci opřít své samostatné rozhodování. Absolventi školení by měli být schopni zacházet s různými materiály, pochopit, jaké nepohodlí pro uživatele představují nezpracované dokumenty a určit, zda stojí za to se detailně zabývat jednotlivými popisnými údaji a kolik času je rozumné a únosné jim věnovat. Katalogizátorům je třeba vysvětlit, které hodnoty jsou podstatné v dnešní době rychlého šíření informací a vysokých nároků uživatelů a zároveň posílit jejich "stavovskou hrdost". Pokud budou schopni lépe přispět k naplnění cílů svých institucí i očekávání uživatelů, stoupnou ve vážnosti a budou více respektováni za služby, které poskytují. Soulad se společně schválenými standardy pro bibliografické záznamy i záznamy autorit zajistí tvorbu záznamů, které umožní rozumný přístup k primárním dokumentům. Zasazení do rámce systému hodnot, který akcentuje efektivnost, přesnost, spolehlivost a dostupnost, pomůže účastníkům PCC odstranit skluzy ve zpracování a vyhovět požadavkům uživatelů.

Výhody účasti v Programu kooperativní katalogizace

Mnohaleté zkušenosti s kooperativní katalogizací v USA jednoznačně prokázaly, že pokud má být kooperace skutečně úspěšná, musí z ní mít všichni účastníci hmatatelný prospěch. Altruismus se vytratí pod tíhou ekonomických tlaků - všichni účastníci musí být přesvědčeni o tom, že ve srovnání s lokální nezávislostí pro ně představuje kooperace jasnou výhodu. Čím více účastníků se od počátku podílí na vytyčení principů kooperace a jejího řízení, tím lépe chápe každý subjekt společné potřeby a tím větším přínosem se stává pro společný program. PCC nabízí účastníkům řadu výhod. Členové se stávají součástí sítě, v níž se jejich investice bohatě vrátí. Cílem PCC je získat 200 členů do roku 2000. Pokud by každý účastník kooperace přispěl ročně pouze 500 originálními záznamy, vznikne tak každoročně 100.000 standardních bibliografických záznamů. Průměrný příspěvek 1.000 originálních záznamů od jednoho účastníka vytvoří ročně 200.000 bibliografických záznamů. Pro většinu knihoven by to znamenalo podstatně vyšší procento záznamů potřebné kvality využitelných pro katalogizaci metodou kopírování, než jaké mají k dispozici dnes. Tato situace by umožnila stabilizovat velikost i kvalifikační vybavení katalogizačních útvarů jednotlivých institucí, efektivně využít finanční prostředky vynakládané na katalogizaci a vytvořit homogenní společný výsledek. Úspěch každého kooperativního programu závisí na podpoře jednotlivých účastníků, z nichž každý odpovídá za tvorbu určité části bibliografických záznamů a kontrolu a údržbu příslušných souborů autorit.

  Pokud knihovníci naleznou ve společné bázi vysoké procento potřebných záznamů v potřebném čase a požadované kvalitě, budou schopni rychleji zpracovat nové přírůstky a včas zpřístupnit svým uživatelům primární dokumenty. Část rezerv, které tak v jednotlivých institucích vzniknou, může být věnována na

zlepšení úrovně katalogizace v rámci programu. Multiplicitní originální katalogizaci bude vyžadovat méně titulů, čímž se sníží pravděpodobnost vzniku skluzů ve zpracování. Dokumenty vyžadující originální katalogizaci se objeví v OPACu včas, čímž se zlepší služby uživatelům.

  Další výhodou účasti v PCC bude příležitost ovlivnit vývoj národních i mezinárodních standardů. Rada pro kooperativní katalogizaci prozatím schválila základní záznam pro monografie. Je připraven návrh základního záznamu pro hudebniny a "exotické" jazyky, množí se požadavky na vytvoření základního záznamu pro další speciální dokumenty.

Členové PCC mají možnost sehrát důležitou roli ve stanovení katalogizační politiky i nastolení základních mechanismů kooperace knihoven v oblasti katalogiz

ace. Zástupci PCC budou spolupracovat s organizacemi odpovědnými za tvorbu standardů, jako jsou Joint Steering Committee for Revision of AACR2 a American Library Association Committee on Machine-Readable Bibliographic Information (MARBI). Zároveň v rámci programu vznikne vlivná platforma pro komunikaci s dodavateli knihovnických systémů a dalšími organizacemi. Existuje zde silná vazba na organizace jako Association for Library Collections & Technical Services (ALCTS) a národní knihovny - především Britskou knihovnu a Národní knihovnu v Kanadě. Společný hlas zástupců PCC bude mít velkou naději na ovlivnění rozhodnutí v oblasti katalogizace na nejrůznější úrovni. Spolupráce v rámci PCC přinese ušetření kapacit, které mohou být věnovány např. na organizaci informací na Internetu, zajištění návaznosti na materiály, které nejsou tradičně zahrnuty do online katalogů, a pružné reagování na budoucí potřeby uživatelů.

Závěr

Příspěvek o kooperativní katalogizaci v USA je pro nás mimořádně důležitý a poučný právě nyní, kdy s kooperativní katalogizací začínáme, připravujeme základní standardy i modely spolupráce. Porovnání situace u nás a v USA nám dává příležitost zamyslet se nad tím, zda jsme se vydali správným směrem, i nad tím, zda je naše cesta přímá, nebo lemovaná množstvím meandrů a slepých uliček. Zkušenost zahraničních kolegů z knihovnicky vyspělejších zemí pro nás může být inspirativní, v plném rozsahu je ovšem nepředatelná. Musíme projít cestou vlastních omylů, abychom zahraniční zkušenost plně pochopili a využili.

  Základní směr naší cesty je správný, v řadě oblastí jsou naše řešení na "světové" úrovni, jinde máme značné rezervy, nejasnosti a/nebo nedostatky. Nepochybně rozumným krokem byla implementace mezinárodních standardů i příprava jejich národních interpretací nikoli pouze v NK, ale v rámci příslušných pracovních skupin složených z odborníků z různých českých knihoven. Velmi dobré jsou naše zkušenosti v oblasti tvorby bibliografického záznamu - především jeho popisné části

. Bibliografický záznam "košatý" především v oblasti popisných údajů a s nedostatečně odkontrolovanými selekčními údaji se často stává konečným cílem snažení našich katalogizátorů, vazba na uživatele bývá podceňována. Uživatel potřebuje záznam vytvořený včas a s dostatečně odkontrolovanými jmennými i věcnými selekčními prvky, široký repertoár popisných údajů využije jen výjimečně. Nedostatečná zkušenost s vyhledáváním ve velkých databázích (je nutno si uvědomit, že i naše největší, řádově statisícové databáze, jsou v porovnání s bázemi dat v USA obsahujícími desítky miliónů záznamů, velmi malé) vedou k podcenění nutnosti přísné standardizace veškerých selekčních prvků (jmenných i věcných), tvorby, údržby a důsledného využívání souborů autorit, tradičně je u nás podceňováno věcné zpracování. Zařazení klasifikace (MDT) jako povinného údaje v minimálním záznamu pro souborný katalog bylo předmětem dlouhých diskusí a četných námitek a prosazovalo se velmi obtížně, zařazení předmětového selekčního jazyka jako povinného údaje se prosadit nepodařilo. Svůj postoj k věcnému zpracování budeme muset v budoucnu přehodnotit, stejně jako postoj k problematice autorit, které jsou zatím chápány spíše jako "šlehačka na dort" než jako základní podmínka pro efektivní vyhledávání i spolupráci. Prozatím dostatečně nechápeme, že nejen kvantita, ale především kvalita bibliografických záznamů, včetně odkontrolovaných selekčních prvků, je podmínkou vědomí výhodnosti, které je základním hnacím motorem kooperace. I u nás bude altruismus postupně zadušen tvrdými ekonomickými opatřeními - bylo by naivní ho přeceňovat. V souborném katalogu máme tendenci být od počátku příliš benevolentní, opakovaně koketujeme s myšlenkou, jak do aktivní kooperace zapojit i knihovny, které nejsou schopny beze zbytku dodržet požadované standardy, o důsledné kontrole přístupových souborů v souborném katalogu zatím neuvažujeme. Měli bychom se zamyslet nad počtem knihoven, s jejichž začleněním počítá Program kooperativní katalogizace v USA. 200 knihoven do roku 2000 v tak ohromné zemi s tak dlouhou tradicí v dané oblasti je velmi málo. Program je otevřený pro různé druhy knihoven, ale respektovat schválená "pravidla hry" je nutné bez výjimky. Jedním extrémem byl popsaný neúspěšný NCCP - elitní klub pro LC a osm univerzitních knihoven s příliš tvrdými podmínkami. Druhý extrém - přílišná benevolence - je ovšem stejně riskantní. Připuštění "slabých článků" do aktivní kooperace přinese buď degradaci celého projektu nebo neadekvátní vytížení správce společné databáze, který musí nedostatky odstraňovat. Není možné během několika měsíců přeskočit několik desetiletí, během nichž se vyvíjela spolupráce amerických knihoven v oblasti katalogizace. Náš vývoj musí být rychlejší - ztratili jsme příliš mnoho času a kromě toho máme možnost poučit se ze zkušeností i omylů zahraničních kolegů. I naše kooperativní katalogizace však musí uzrát - potřebujeme určitý čas na získání praktických zkušeností, potřebujeme čas a prostor na vlastní omyly a jejich vyhodnocení. Po určitém čase nepochybně i my dospějeme od minimálního záznamu k základnímu záznamu, přestaneme přeceňovat bohatost jmenných popisných údajů a zaměříme se na tvorbu souborů autorit a jejich důsledné využívání, přestaneme usilovat o maximální kvantitu záznamů na úkor jejich kvality, doceníme úlohu věcného zpracování a celkově se více soustředíme na potřeby uživatele. V rámci klesajících finančních dotací budeme muset zabezpečit rostoucí potřeby našich uživatelů - podmínkou je přehodnocení určitých postojů a především kooperace a  maximální využití již existujících zdrojů. Fakt, že se u nás v rámci různých knihoven (a dokonce i v rámci jedné knihovny!) vytvoří i po připojení do sítě a implementaci integrovaných knihovnických systémů několikrát záznam na tutéž popisnou jednotku svědčí o tom, že nám jde často více o vlastní pohodlí a zachování zaběhaných pracovních postupů, než o racionální využití omezených finančních zdrojů v zájmu lepšího přístupu uživatelů k dokumentům.

---

Literatura:

[1] Záznam pro souborný katalog : UNIMARC. Tištěné monografie / Pracovní skupina CASLIN pro standardizaci a jmenné zpracování ... [et al.]. -- Praha : Národní knihovna České republiky, 1996. -- 31 s.

[2] Záznam pro souborný katalog : Výměnný formát. Tištěné monografie / Odbor zpracování fondů a oddělení pro souborné katalogy. -- Praha : Národní knihovna České republiky, 1997. -- 30 s.

[3] The Core Bibliographic Record and the Program for Cooperative Cataloging / Sarah E. Thomas // Cataloging & Classification Quarterly. Vol. 21: No. 3/4 (1996) s. 91-108

[4] Michigan State Tested PromptCat Prototype in Fall 1993 / Nancy Campbell // OCLC Newsletter : No. 212 (Nov./Dec. 1994) s. 22

[5] The Core Bibliographic Record : A New Bibliographic Standard // Willy Cromwell // Library Resources & Technical Services : 38 (October 1994) s. 415-424

---